企业外宾接待注意事项大盘点

陌大人    2024-07-15    98

企业商务接待作为企业对外交流的重要环节,在形象塑造、业务促进、关系建立、文化展示等方面极为关键,影响企业发展,做好可以成为行政工作中一个重要的亮点。

而其中外宾接待,由于文化、习俗和语言的差异,需要我们格外注重礼仪细节,以确保接待工作的顺利进行,给外宾留下良好而深刻的印象。

所以我们特意咨询了社群小伙伴们,汇总他们的经验之谈给你以参考。

关于接待准备工作

1、看是否需要报外事办审核

2、提前了解外宾的基本信息:如外宾的姓名、职务、文化背景等基本信息,方便制定合适的接待方案。

3、提前做好行程规划,方便宾客心做有数,接机,送机,入住酒店,行程要列明。

4、准备好紧急预案:随时准备应对可能发生的突发情况,医药箱,如外宾身体不适等。

5、提前联系一位懂得相关知识和礼仪的能进行翻译的陪同人员,以便于解答外宾参观考察时的疑问,处理可能出现的问题。

6、补充第5个——最好找个专精行业知识的翻译,要不然你还得当翻译的翻译。

7、提前备好会议洽谈的会议室,做好布置,并安排相关人员介绍公司,产品及对接来访的事项。

8、提前跟对接的中介机构或者销售问清楚其他注意点。

关于接待礼仪

1、不要帮忙拿行李,对老外而言行李是隐私,再沉也要他们自己拿。

2、一些亚洲国家不能右手接物

3、接待人员形象优先、有颜值、有分寸感、会来事。

订酒店&订餐厅

1、要注意订酒店床的摆向,朝向要好,还要注意数字忌讳。 

2、订餐厅,可以找个有中餐西餐的,最好有英文菜单。

3、订酒店,厕所最好有智能马桶

4、最好找个档次高体验好的酒店,重要的客人都是住五星级酒店。

关于语言沟通

1、最好懂一些外语的常用语,不然只会说please,很尴尬。

2、问How are you 不要回答I'm fine 3Q and you,这样太蠢了

文化习惯

1、要了解外宾所在国家或者民族的禁忌和喜好,尊重对方国家宗教信仰

2、了解外宾国家的文化习俗,了解本地的文化特色。

饮食习惯

1、注意饮食禁忌

2、最好能询问一下是不是素食者,尤其注意印度人大多吃素(*印度的素食者大约占人口的一半)

3、注意不要泡太浓的tea。

4、准备好可乐/咖啡/好三得利乌龙茶。

5、给他们准备十种不同的坚果

6、每逢外宾接待,我们老板必须要蒜蓉面包

7、白人不同人有对超多各种食物过敏的,要特别注意。

8、十个老外八九个对麸质鸡蛋坚果过敏。

9、我碰到过小麦过敏的,所有面粉的制品都不能吃,所以给欧美的菜单都得标注清楚主料辅料和配料,特别是花生、海鲜、小麦、动物配料等,连调料都要标注。

10一桌人有人素食,有人麸质过敏,有人不吃奶制品,有人不吃柑橘类,有人不吃海鲜,点圆桌餐真的挺难的。

11、穆斯林客人不吃的东西很多,不仅不吃猪肉,同一桌可能还有不吃牛肉和羊肉的。

12、之前在网上看,接待以色列客户,做了一堆犹太饮食习惯准备,结果客人来了啥也不吃,原因是他们犹太教规定只能吃洁食,就是自己做的。

13、部分外国人有斋月习俗,只有太阳下去和升起来前,才能吃东西。

14、日本爱喝啤酒,穆斯林不吃猪肉,美国加拿大少喝热水,俄罗斯要多点耐心等。

关于生活习惯

1、有些外宾用不了厕所蹲坑……

2、行程安排别太满,午休需要时间长。

3、有些外商不喜欢被搭肩膀

4、为了招待迪拜客户,我专门采购了香薰

关于当地特色接待外宾

1、外宾来了中国,很多想吃当地特色~

2、我们公司接待外宾,找了当地比较有特色的餐厅包房,也安排了民乐上门表演。

3、有个客户来中国每次都要带他去中医馆一趟,给他刮痧、拔罐

4、准备一个当地的美食名录,用于接待外宾。

关于通用注意事项

1、备好赠客户小礼品。

2、不要反复提起已经确认过的事情,外宾会觉得你们效率很低并且无语。

3、尊重外宾的隐私:外宾的住宿、行程等信息需要保密,不要随意向外透露。

4、注意看别人脸色

5、注意隐藏式服务。

接待外宾那些尴尬的事儿

我们公司的外宾是小日子,看到他们那一刻爱国情怀觉醒到历史最高值,差点甩手不干。
我当年干外贸的时候,曾经接待过伊朗客户,然后给人家吃了猪肉……那个客户的秘书问用料的时候,我坚定的说是鸡肉
我真的遇到过,老板让我下楼接一个歪果仁,因为我英语只有四级还忘得差不多了。对方后来急了用中文说:我可以说中文,一点点····后来我为了练习英语现在把手机语言改成了英文,全靠肌肉记忆找某些小的项,一边截图翻译一边慢慢学。
有一次老外要连商场WIFI ,我发现商场wifi有问题连不上,我就说,there wifi is broken
完全是懵着的,老外还跟我用中文说了个谢谢,但是我没听懂,大脑拼命在想这个谢谢是个什么单词。
外宾吃素,我却点了一桌子肉菜……



总之,外宾接待礼仪是一门细致而重要的学问。通过对这些注意事项的重视和实践,我们能够展现出尊重、友好和专业的形象,为双方的交流与合作奠定坚实的基础。


当然,外宾接待礼仪肯定不止文中提到的这些,如果你还知道哪些没提到的部分,欢迎补充。



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